* איך עושים את זה ב'עסקית'

מאמר חובה לכל מי שעובד עם 'עסקית' - כל התשובות לכל השאלות על תפעול התוכנה. המאמר יתעדכן כל הזמן בהתאם ואתם מוזמנים להציע נושאים ושאלות נוספות. לחיפוש נושא מסויים מומלץ ללחוץ Ctrl-f ולחפש לפי מילת מפתח:

 

רשימת נושאים:

הפקה, עריכת מסמכים וזיכויים
שולחים חשבונית בדוא"ל

חייבים וסגירת מסמכים

ניהול לקוחות

ניהול הוצאות וספקים

הפקדות

ניהול מחסנים

עסקית בתי ספר

משימות / פעילויות

כלי עזר ליצירת חתימה דיגיטלית
יצירת חתימה דיגיטלית בעסקית
יצירת חתימה דיגיטלית באדובי אקרובט

 

 

הפקה, עריכת מסמכים וזיכויים:

• איך יוצרים מסמך ללא הדפסה?
  לוחצים על הצגה לפני הדפסה להצגת המסמך ו"סגור". הפעולה תיצור את המסמך ללא הדפסה. אם ברצונכם לחזור ולערוך את המסמך או לבטלו, לחצו על כפתור חזרה למסמך.
• איך מדפיסים ללא העתקים?
  הדפסה ממסך תצוגה לפני הדפסה מדפיסה ללא העתקים.
• איך מפיקים מסמך במט"ח?
  הפעילו תצוגת והדפסת מט"ח בפרטי עסק /הגדרות -> מבנה/לוגו/עותקים -> הצג מט"ח במסמכים והדפסות או בלחיצת קיצור דרך ctrl+shift+2 במסך הראשי. במידת הצורך הזינו בפרטי עסק /הגדרות -> פרטי העסק את הפרטים באנגלית ושנו את הלוגו באנגלית הנקרא logoeng בספריית עסקית. כנסו ליצירת המסמך וסמנו "אנגלית" בתחתית הדף. בחרו את המטבע הרצוי, ודאו ששער המטבע נכון והזינו את המחיר בשדה המחיר מט"ח.
• איך מפיקים מסמך בשקלים באנגלית?
  הפעילו את תצוגת המט"ח, בחרו סוג מטבע ש"ח וכתבו את המחיר בשדה  מחיר מט"ח. סמנו "אנגלית" בתחתית הדף.
• איך משתמשים בקבלת נתונים ליבוא מידע או קישור למסמכים קיימים?
  הכנסו למסמך חדש, בחרו את שם הלקוח ולחצו קבלת נתונים. אם המסמכים הרצויים אינם מופיעים יתכן והם סגורים, במקרה זה לחצו למטה משמאל על כל המסמכים. בצד שמאל למעלה בחרו את אופן קליטת המסמכים המרובים - הצג מסמך בכל שורה, ריכוז פריטים בכל שורה וכו'. אם אין ברצונכם לסגור את המסמכים המיובאים בטלו את ה V לסגירת מסמך. סמנו על ידי העכבר (סימון מרובה עם ctrl ו shift) את המסמך/כים בהם נמצאים הנתונים. אשרו את היבוא והמשיכו בעריכת המסמך לפי הצורך. זכרו שגם אם ביטלת את הפקת המסמך המסמכים שבחרתם לסגור יסגרו ותמצאו אותם בפעם הבאה ב"כל המסמכים" או שתוכלו לפתוח אותם ידנית. דגשים חשובים להפקת קבלות תמצאו בנושא הבא "חייבים וסגירת מסמכים".
  
• איך מזינים תשלומים לקבלה?
  השתמשו בקבלת נתונים שבסעיף הקודם כדי למשוך את החשבוניות לקבלה. לאחר שקיבלתם את סכום החשבוניות בקבלה באפשרותכם לפתוח שורות נוספות ולפצל את הסכום. לשימוש בפריסת תשלומים אוטומטית עליכם למחוק את השורה על ידי לחיצה בכפתור עם סימן ה X מעליה ואחר כך ללחוץ על הכפתור עם סימן ה + הירוק להפעלת הפריסה.
• איך קובעים סכום סופי / הנחה?
  לוחצים לחיצת עכבר כפולה על כותרת "סה"כ חשבונית" בתחתית המסמך וקובעים את הסכום. ההנחה תחושב אוטומטית במטבע ובאחוזים.
• איך סוגרים חשבוניות וקבלות?
  סגירת קבלות נעשית על ידי הזנת מספר החשבונית (או 999) בשדה "חשבונית" של כל תשלום בקבלה. חשבוניות ומסמכים אחרים נסגרים על ידי סימון v לסגירה בצד שורת העתק המסמך ברשימת ההעתקים.
• איך מפיקים מסמכי זיכוי?
  במסך זיכויים בוחרים את מסמך הזיכוי הרצוי. לוחצים קבלת נתונים ובוחרים את המסמך לזיכוי. רושמים את סיבת הזיכוי בשדה הערות, מוסיפים או מוחקים פריטים ומשנים את הסכומים לזיכוי לפי הצורך - ומפיקים.
  'חשבונית זיכוי' מזכה חשבונית, 'קבלה להחזר' מזכה קבלה, 'תעודת החזרה' מזכה תעודת משלוח, 'חשבונית רכש זיכוי' מזכה חשבונית רכש. לזיכוי חשבונית עסקה ראו בהמשך.
  לזיכוי קבלה ראו בנוסף סעיף "איך מבטלים קבלה".
  חשוב מאוד: אין לזכות על ידי הפקת מסמך בסכום שלילי ובשום אופן לא רושמים סכומים שלילים במסמכים זיכוי! זה מנוגד לתקנות.
  את העתקי מסמכי הזיכוי ניתן למצוא יחד עם העתקי המסמכים הרגילים מאותו הסוג.
• איך מבטלים קבלה?
  בנוסף להפקת קבלה להחזר עליכם לבטל את התשלומים בקבלה המקורית:
  • כנסו להעתק הקבלה המקורי ובטלו את כל התשלומים שהחזרתם ע"י לחיצת "בוטל" (או "הוחזר") בסוף כל שורת תשלום. ביטול זה יסיר את התשלום מרשימת ההפקדות, תזרים המזומנים ועוד. שימו לב שבמידה וקיים מספר בשדה "חשבונית" בשורת תשלום זו המערכת תתריע ולא תאפשר את הביטול, במקרה כזה עליכם לגזור את מספר החשבונית שבתחילת השורה, לבטל את התשלום כאמור ולהחזיר חזרה את מס' החשבונית (או מספר אחר כלשהו) לשדה "חשבונית" בשורת התשלום.
    
  • ודאו שמופיע מס' חשבונית או מס' חשבונית זיכוי או מספר אחר כלשהו בשדה "חשבונית" בכל שורת תשלום שאתם מבטלים. אם לא יופיעו מספרי חשבוניות לכל התשלומים הקבלה תישאר פתוחה והתשלומים הללו ימשיכו להופיע במסך "חש' מתשלמים דחויים" לצורך הפקה אוטומטית של חשבונית ללקוח.
• איך מבטלים/מזכים תשלום בכרטיס אשראי?
  במידה ואתם מפיקים קבלה להחזר באפשרותכם לבצע סליקה בלחיצה על סמל כרטיסי האשראי בתחתית העמוד כדי לבטל את העסקה ולזכות את כרטיס האשראי של הלקוח.
• איך מזכים מסמך חשבונית עסקה?
  במסך זיכויים לא תמצאו אפשרות לזכות חשבונית עסקה. זהו המסמך היחיד שהזיכוי שלו הוא על ידי הפקת מסמך ללקוח בסכום שלילי. לכן הפיקו חשבונית עסקה חדשה בסכום שלילי ללקוח על מנת לזכותו.
• איך מבטלים מסמכי זיכוי?
  מסמך זיכוי מבטל מסמך רגיל, ומסמך רגיל מבטל מסמך זיכוי. לדוגמה: הוצאת חשבונית שגויה? הפיקו חשבונית זיכוי. הפקתם חשבונית זיכוי שגויה? הפיקו נגדה חשבונית רגילה לאותו הלקוח.
• איך מזכים מסמך חשבוניות מס/קבלה?
  במסך זיכויים מפיקים שני מסמכים חשבונית זיכוי וגם קבלה להחזר. להפקת מסמך זה לא ניתן עשות שימוש בקבלת נתונים.
• איך מזכים מסמך שהפקנו במט"ח?
  זיכוי עסקת מט"ח נעשה בש"ח ולא ניתן להוציא זיכוי באנגלית/מט"ח. למרות האפשרות להדפיס מסמכי הכנסות באנגלית/מט"ח לפי השער הנבחר, 'עסקית' מנהלת הנהלת חשבונות שקלית בלבד ואין מסמכי זיכוי במט"ח.
• איך ניתן למחוק, לבטל או לערוך מסמכים לאחר הפקתם?
  הוראות רשויות המס קובעות כי לא ניתן למחוק מסמכים בהנהח"ש ממוחשבת. המסמך היחיד הניתן לעריכה הוא הצעת מחיר/הזמנה. לחצו על כפתור עדכן נתונים בתחתית ההעתק לפתיחת השדות לעדכון.
• איך מוצאים את מקור המסמך לאחר הדפסה?
  מקור מסמך מודפס רק פעם אחת, אך במידה ויצרתם PDF או שלחתם במייל יתכן ותוכלו למצוא את המקור בתיבת דואר שנשלח בשירות/תוכנת הדואר שלכם (אאוטלוק, ג'ימייל), או בספריית קבצי ה PDF הנמצאת כברירת מחדל בתוך ספריית עסקית. אם לא מצאתם את המקור באפשרותכם לשלוח ללקוח העתק מהמסמך עליו תכתבו נאמן למקור ותחתמו בחותמת, או להפיק מסמך זיכוי וליצור את המסמך מחדש.
  בגרסאות החדשות ניתן להדפיס מקור שלא הודפס (כאשר לחצתם "סגור" בתצוגה לפני הדפסה). במקרה כזה העתק ראשון שיודפס יסומן כמקור.
• איך מפיקים קבלה כשניכו לנו מס במקור?
  כדי שהאפשרות להזין ניכוי מס במקור תופיע יש לסמן אותה במע"מ מקדמות ומט"ח -> הצג/י ניכוי מס במקור בקבלה. במסך הקבלה הזינו את פרטי התשלומים שקיבלתם כרגיל ואת הסכום שניכו לכם רישמו בשדה ניכוי מס במקור. לדוגמה - אם הוצאתם חשבונית על 1000 ש"ח וקיבלתם שיק ע"ס 900 ש"ח בלבד רישמו את פרטי השיק כפי שקיבלתם ו 100 ש"ח בשדה ניכוי מס במקור. סה"כ הקבלה שמתקבל צריך להיות זהה לסך החשבונית - 900+100=1000 ש"ח. את סך הניכויים שנוכו תוכלו לראות בדו"ח קבלות + חן/קבלות.
• איך רושמים ניכוי ביטוח לאומי משכר מרצים/סופרים?
  עפ"י חוקי המס וביטוח לאומי, חלה על המעסיק מרצה ("שכר מרצים") חובה לניכוי מס במקור וכן תשלום עבור כיסויו הביטוחי (ביטוח לאומי)  במקרים מסוימים.
  הזינו את התשלומים שקיבלתם בפועל כרגיל בקבלה, ובשורת תשלום נוספת רשמו את הניכוי כתשלום מסוג "אחר". רשמו בפרטי התשלום את מהות הניכוי (ניכוי לביטוח לאומי וכו'). שימו לב שלאחר הזנת התשלומים/ניכויים סה"כ הקבלה צריך להיות תואם לתשלום המלא שהייתם צריכים לקבל. מומלץ לידע בכך גם את רואה החשבון.
•  איך מפיקים חשבונית מרוכזת לסניפים ברשת?
  בצעו קבלת נתונים ממסמכי הסניפים לחשבונית של הרשת. במקרה זה אל תבחרו שם לקוח אלא לחצו מייד על כפתור קבלת נתונים. בחלון שנפתח בחרו את סוג המסמך - חש' עסקה/הצעת מחיר/תעודת משלוח, ולחצו על כותרת שם כדי למיין את כל המסמכים לפי השמות. במידה ושמות הסניפים מתחילים באותו השם הם יופיעו בזה אחר זה לפי סדר הא'-ב'. תוכלו לסמן את כל המסמכים שברצונכם ליבא על ידי Ctrl ולחיצת עכבר, או על ידי בחירת המסמך הראשון, לחיצת Shift ובחירת המסמך האחרון. כל המסמכים המסומנים ייובאו לתוך החשבונית המרכזת.
• איך מפיקים חשבונית עצמית?
  א. צרו את עצמכם בתור לקוח חדש והפיקו לעצמכם חשבונית. ב. את סכום החשבונית הזינו בתור הוצאה ברישום הוצאות, לצורך קיזוז, או הודיעו לרואה החשבון לקזז את הסכום בהוצאות במקרה ואינכם מנהלים בעצמכם את ההוצאות בתוכנה.
• איך מזינים לעסקית מסמכים שהופקו מפנקס ידני?
  לכל מסמך ידני צרו מסמך חדש בעסקית וכתבו את מספרו של המסמך הידני בשדה אסמכתא. רשמו בהערות שמדובר בתיעוד של מסמך ידני. לדוגמה - עבור חשבונית ידנית הפיקו חשבונית חדשה ב'עסקית' ורשמו את הפרטים הנחוצים באסמכתא ובהערות.
• איך מפיקים חשבונית לאחר תעודת משלוח כך שלא יתעדכן שוב המלאי?
  גם חשבונית וגם תעודת משלוח מעדכנות מלאי. כדי למנוע מחשבונית לעדכן שוב את המלאי יש להשתמש בקבלת נתונים בחשבונית ולבחור את תעודת המשלוח.
•  מפיקים חשבונית ללא מע"מ?
  לביטול המע"מ במסמך ניתן לסמן בתחתית מימין "מסמך ללא מע"מ". ללקוחות שאינם חייבים במע"מ (ייצוא חו"ל, אילת, רש"פ) ניתן לסמן באופן קבוע "לא חייב במע"מ" בכרטיס פרטי הלקוח במסך "לקוחות". 
• איך מפיקים חשבונית "מעורבת" ובה מוצרים באחוזי מע"מ שונים? הנחה לכל שורת פריט?
  כנסו למסך פרטי עסק/הגדרות->מבנה/לוגו/עותקים ובחרו במבנה מסמך מסוג מע"מ חלקי-ללא מט"ח. תוכלו להגדיר לכל פריט במסך המחירון את אחוז המע"מ שלו במאפייני הפריט - לחצו כפתור * בסוף שורת הפריט ועדכנו את אחוז המע"מ בשדה חלק המע"מ %. למוצרים ללא מע"מ תוכלו להזין 0% מע"מ וכן אחוזים שונים למוצרים בעלי מע"מ חלקי. לאחר שינוי מבנה המסמך תמצאו שדה %הנחה בכל שורת פריט במסמכים השונים. אחוז המע"מ לפריט יופיע באותיות קטנות בפינת סכום התשלום בכל שורת פריט במסמך.
  
• איך מפיקים מסמך במע"מ שונה מהאחוז הנוכחי?
  שנו את התאריך במחשב לתקופה בה המע"מ היה שונה, או שנו את אחוז המע"מ הנוכחי במסך מע"מ מקדמות ומט"ח. ודאו שאחוז המע"מ במסמך הוא האחוז שבקשתם והפיקו את המסמך הרצוי. כמובן שאין לשכוח להחזיר את המצב לקדמותו לאחר ההפקה. בגרסאות החדשות קיים דו"ח מע"מ מעורב שיציג בנפרד את הסיכום לכל אחוז מע"מ.
• איך מייצאים מסמכים מהתוכנה?
  ניתן ליצא כל מסמך ודו"ח מהתוכנה ע"י הפעלת פקודת ייצוא לוורד או לאקסל מהתפריט העליון כאשר אתם מציגים את המסמך במסך תצוגה לפני הדפסה. כמו כן ניתן ליצא את כל הנתונים לקובץ אחיד או לחשבשבת ממסך תחזוקה/PDF. פרטים נוספים במאמר טיפים.

 

 

שליחת חשבונית או כל מסמך אחר בדוא"ל

• במסך 'תחזוקה/PDF' > דואל/PDF > בשדה 'שליחת דואל' סמנו 'שרת iskit.biz'.
  בכתובת השולח ניתן לרשום כל כתובת דואר חוקית מ gmail,walla,yahoo,netvision וכו'. אין צורך בסיסמה.
  עסקית כבר תדאג לשלוח את המייל עם העתק אליכם. פתרון זו מאפשר להגדיר ולשלוח במהירות ללא המגבלות של שירותי הדואר השונים.

 

 

חייבים וסגירת מסמכים:

• כיצד יודעים מהי יתרת הלקוח המעודכנת?
  ניתן לראות את יתרת הלקוח בדו"ח ריכוז הכנסות וחובות ללקוח כאשר מפיקים אותו מתאריך תחילת השימוש בתוכנה ועד היום. הדו"ח מסכם את כל החשבוניות ומפחית מהן את כל הקבלות על פני כל התקופה. את היתרה ניתן לראות גם כאשר תבחרו את הלקוח ממסך לקוחות בשדה יתרה בצד שמאל למעלה, או בהצגת כרטיס לקוח מתאריך תחילת השימוש בתוכנה ועד היום. יש להקפיד על בחירת התאריך המוקדם ביותר, אחרת יתכן וקיים מסמך קודם אשר לא נכלל בדו"ח.
• כיצד יודעים מהי יתרת הלקוח מחשבוניות עסקה?
  יש להחליט האם מסתמכים על חשבוניות מס או חשבוניות עסקה כמסמך המייצג את החובה ללקוח. במידה והחלטתם כי הנכם מתנהלים על פי חשבוניות עסקה תוכלו להפיק דו"ח ח-ן עסק' מול קבל' ממסך דו"חות כדי לבדוק את חובת הלקוח כלפיכם. בזמן הפקת חשבונית הקפידו לבצע קבלת נתונים מחשבונית העסקה, כך חשבוניות עסקה פתוחות ישמשו לכם כסימן שחשבונית מס עדיין לא הופקה לעסקה זו.
• מהו דו"ח חייבים ממסמכים פתוחים ואיך משתמשים בו?
  דו"ח חייבים מציג עבורכם את המסמכים הפתוחים לכל לקוח כדי שתוכלו לטפל בהם - גבייה או תיקון הרישום. 
• האם הסכום הרשום בדו"ח חייבים הוא יתרת הלקוח?
  דו"ח חייבים ממסמכים פתוחים מציג את סך המסמכים הפתוחים ולא את היתרה האמיתית. בהחלט יתכן שהמסמכים שולמו חלקית או במלואם והעניין מחייב את בדיקתכם - סגירת המסמכים וביצוע גבייה לפי הצורך.
• אז איך דואגים שהמערכת תהיה מעודכנת?
  כאשר המסמכים המטופלים סגורים ואלו המחכים לטיפול פתוחים - אתם יכולים לקבל תמונת מצב עדכנית של הגבייה בעסק שלכם. כדי לסגור את המסמכים הנחוצים השתמשו תמיד בקבלת נתונים כאשר אתם מפיקים מסמך הקשור למסמך אחר! 
• איך מפיקים קבלה נכון?
  פתחו קבלה חדשה, בחרו לקוח ולחצו על כפתור קבלת נתונים. בחרו על ידי העכבר (סימון מרובה עם ctrl ו shift) את החשבונית או החשבוניות עבורן התקבל התשלום. אם הקבלה היא תשלום חלקי בלבד בטלו את ה V לסגירת המסמך ולחצו אישור. באפשרותכם להוסיף שורות תשלום, אך זכרו להזין מס' חשבונית בכל שורת תשלום אחרת הקבלה לא תיסגר. המשיכו בעריכה לפי הצורך והפיקו את המסמך. 
• איך סוגרים/פותחים קבלות ידנית?
  קבלות נסגרות על ידי רישום מספר החשבונית בשדה חשבונית שבתחילת כל שורת תשלום בהעתק הקבלה. כאשר יש יותר מחשבונית אחת שהקבלה סוגרת אפשר לרשום מספרי חשבוניות שונות בשורות תשלום שונות או 999. את מספרי החשבוניות כדאי גם לרשום בהערות הקבלה, כך אפשר יהיה להבין מה סוגרת הקבלה בצפייה ישירה ברשימת הקבלות.
• איך סוגרים/פותחים חשבוניות ושאר המסמכים ידנית?
  ברשימת ההעתקים סמנו או בטלו V בתיבת "סגור". 
   

ניהול לקוחות:

• איך מקימים לקוח?
  ניתן ללחוץ על כפתור הוסף לקוח או להתחיל להזין את שם הלקוח החדש בטרם בחרנו אחד. שם הלקוח חייב להיות ייחודי - לא ניתן להזין שני לקוחות באותו השם. יש להזין מספר תז/ח"פ/ע"מ של הלקוח, כתובת ופרטים אחרים. ניתן ורצוי לקבוע האם הלקוח פטור ממע"מ - במקרה כזה כל המסמכים ללקוח יפתחו מראש כמסמכים ללא מע"מ.
• איך מקימים לקוחות בשמות זהים?
  אם יש לכם שמות של לקוחות זהים (כוהנים, לויים ועוד) הוסיפו מספרים, רווחים, נקודות או תווים אחרים לשם הלקוח שאתם רוצים להוסיף.
• איך קובעים יתרת פתיחה לקוח?
  במידה ללקוח קיימת יתרה מלפני הקמתו בתוכנה יש לרשום את היתרה בשדה יתרת פתיחה. יתרה זו תילקח בחשבון בחישוב היתרה המעודכנת בדו"חות במידה ובחרתם את טווח התאריכים הכולל את תאריך היתרה.
• האם חייבים ליצור יתרת פתיחה?
  ללקוח שיש לו יתרה קודמת ממסמכים שאינם בתוכנה ניתן להפיק מסמכים בתוכנה עצמה. במידה והפקתם מסמכים ידניים או במערכת אחרת באפשרותכם להפיק ללקוח מסמכים ממוחשבים באופן רטרואקטיבי. במקרה כזה שנו את תאריך המסמך, רישמו את מספר המסמך הידני בשדה אסמכתא וציינו בהערות המסמך שמדובר ברישום מסמך שהופק ידנית.
• כיצד מוחקים לקוח שיש לו מסמכים?
  פעולת איחוד לקוחות מאחדת שני לקוחות - מעבירה את כל המסמכים ללקוח אחד ומוחקת את רשומת הלקוח המיותרת. באפשרותכם לאחד לקוח שנוצר פעמיים או להקים לקוח כללי אליו תאחדו לקוחות שברצונכם למחוק. פעולת האיחוד לא תשנה את הפרטים על המסמכים שהופקו, רק תצרף את המסמכים לכרטיס אחד ותמחק את הלקוח שבחרתם לבטל. לפני המחיקה רצוי לעדכן את כל הפרטים בלקוח שבחרתם לאחד אליו, הם לא יעברו מהלקוח שבחרתם למחוק.
• כיצד להקים לקוחות מזדמנים?
  הקימו כרטיס לקוח כללי בשם "לקוח פרטי"או כל שם אחר שתבחרו ורישמו בהערות הלקוח שמדובר בכרטיס ללקוחות מזדמנים. בשעה שאתם מפיקים מסמך ללקוח מזדמן בחרו בשדה "לכבוד" את שם כרטיס הלקוח המזדמן הכללי שיצרתם. את שם הלקוח עצמו רישמו בשדה "חברה" והפיקו את המסמך.
  לדוגמה: בחרו בחשבונית לכבוד הלקוח "לקוח פרטי" ורישמו בשדה חברה את השם של הלקוח המזדמן ישראל ישראלי. כשתדפיסו את המסמך תראו כי הוא יוצא לכבוד הלקוח ישראל ישראלי - לקוח פרטי. כך כל הלקוחות המזדמנים יופיעו בכרטיס הלקוחות המזדמנים שיצרתם.
• כיצד פותרים בעיה של לקוח שמופיע כפול?
  אם הכנסתם בטעות לקוח יותר מפעם אחת באפשרותכם לאחד את שני הכרטיסים לכרטיס אחד. לחצו על איחוד לקוחות בתחתית מסך לקוחות. בחרו את הכרטיס שיימחק ואת כרטיס הלקוח שישאר. הפעולה מעבירה את המסמכים מכרטיס לכרטיס, אך לא את פרטים של הלקוח. אם בכרטיס המיועד למחיקה נמצאים פרטים חשובים כגון טלפונים, כתובות וכו', העבירו את הפרטים ידנית לכרטיס שאתם מתכננים להשאיר. לפי ביצוע פעולה זו רצוי לבצע גיבוי.
• כיצד מכניסים לקוחות שונים באותו השם?
  'עסקית' אינה מאפשרת להקים שני לקוחות בעלי שם זהה, אך ניתן להיות יצירתיים ושנות באופן קל את איות השם הנוסף, הוסיף רווחים בין השם לשם המשפחה, סימני פיסוק בסוף, או פשוט לצרף את מספר ת.ז. בשדה שם הלקוח כדי ליצור שם ייחודי.

ניהול הוצאות וספקים:

• איך מקימים ספקים?
  יוצרים את הספק במסך ספקים ומקימים לו סעיף הוצאה במסך סעיפי הכנסה והוצאה (בדרך כלל במספרי הוצאה 100-599). את שם סעיף ההוצאה רצוי לקרוא בשם הספק ויש לשייך את הסעיף לספק על ידי בחירת הספק בשדה שיוך לספק אשר בשורת ההוצאה. מרגע זה ההוצאות לספק זה יופיעו בכרטיס הספק.
•  איך רושמים מחירי ספק במטבעות שונים?
  בחרו את שם הספק במסך ספקים וקבעו את שדה "מחירון הספק" למטבע הרצוי. במידה ובחרתם במט"ח 'עסקית' תציג במסמכי הרכש את הסכום המופיע ב"מחיר ספק ב $" מתוך מחירון הפריט, אך תוך שימוש במטבע המבוקש וללא המרת שער. לדוגמה: אם מחירון הספק הנבחר הוא יורו ומחיר ספק ב $ המופיע במחירון המוצר הוא 100$ חשבונית הרכש תציג את מחיר הפריט כ 100 יורו.
• איך מקזזים תשלומים עם ספק שהוא גם לקוח?
  לספק צריך להיות גם כרטיס ספק וגם כרטיס לקוח. הפיקו ללקוח קבלה על התשלום המקוזז: בחרו אמצעי תשלום "אחר" ורשמו בתיאור "קיזוז מול חשבונית ספק שמספרה .... מס' הוצאה...". במקביל כנסו לכרטיס הספק וסמנו את ההוצאה המקוזזת לספק כשולמה באמצעי תשלום מסוג "אחר". אם הקיזוז הוא חלקי באפשרותכם לפצל את ההוצאה לכמה שורות ולסמן את שורת התשלום הרלוונטית כהוצאה ששולמה.
• איך רושמים הוצאות?
  ניתן לרשום הוצאות באופן ידני במסך רישום הוצאות, או להפיק חשבונית רכש שתיצור שורת הוצאה באופן אוטומטי. ההוצאות ירשמו בחודש הפתוח הנמוך ביותר ולכן יש להקפיד כי אתם נמצאים בחודש הדיווח הנכון. שימו לב לכתוב סכום הוצאה כולל מע"מ. לסגירת ופתיחת חודשים ניתן להגיע מכפתור בתחתית מסך רישום הוצאות או ctrl-shift-y מהמסך הראשי.
• איך מכניסים פרטי תשלום ששילמנו על הוצאה?
  אם אין לכם מודול שיקים ניתן להיכנס לכרטיס הספק והעביר את ההוצאה ששילמתם לצורת תשלום בה שילמתם, לדוגמה "שיק". את מספר השיק ניתן לרשום בשדה 'חשבונית ספק' מופרד ב'סלש' לדוגמה 25345/657. 
  למשלמים דרך מודול שיקים לחצו על סמלית השיק בכרטיס ספק או ברישום הוצאות ובחרו את ההוצאות לתשלום. במידה והפקתם שיק לספק דרך מודול שיקים תוכלו לראות את פרטי התשלום בדו"ח רשימת שיקים שהודפסו ו/או בלחיצה על החץ הירוק בסוף שורת כל הוצאה. סימון ההוצאה כשלומה והזנת מס' השיק ניתן לבצע גם ממסך רישום הוצאות בחודש המתאים. כמו כן תוכלו להפיק דו"חות שונים של הוצאות ולראות את פרטי השיקים ששילמתם לכל הוצאות ודו"ח הוצאות שלא שולמו.
• איך רואים הוצאות אחורה?
  אין צורך לפתוח חודשים או שנים קודמות. ניתן להפיק דוח"ות על הוצאות ממסך דו"חות.
• איך רושמים הוצאה ששילמנו במספר תשלומים?
  מפצלים את ההוצאה למספר שורות של הוצאות לפי התשלומים ותאריכי התשלום.
• איך מפצלים הוצאה ומע"מ בנפרד?
  ניתן לרשום את ההוצאה עם 0% מע"מ, ואת המע"מ בשורה נפרדת עם 100% מע"מ.
• איך יוצרים חשבונית רכש/הוצאה ב % מע"מ שונה מהרגיל?
  במידה ויש צורך לעדכן את הכמויות במלאי יש לשנות את % המע"מ לערך הרצוי במסך מע"מ מקדמות ומט"ח, אך יש לזכור להחזירו חזרה לערכו הרגיל לאחר הפקת חשבונית הרכש. אם אין צורך בעדכון המלאי ניתן לוותר על חשבונית הרכש וליצור ידנית שורת הוצאה ברישום הוצאות ולקבוע בה את % המע"מ הרצוי מתוך הסכום הכולל. 
• איך מנהלים הוצאות לפי פרוייקט?
  ניתן לבחור פרוייקט (סעיף הכנסה קיים או שהגדרתם) לכל הוצאה. במידה ותקפידו לבחור את סעיף ההכנסה הזה גם כאשר את מפיקים מסמכי הכנסות (חשבוניות) לפרוייקט, תוכלו לראות את מאזן ההכנסות וההוצאות לפרוייקט בדו"ח רווח והפסד חודשי במסך דוחות.
• איך מכניסים הוצאות מיסים ואחרות שאינן לדיווח?
  ניתן ליצור סעיפי הוצאה ממספר 900 ומעלה ולהזין הוצאות בסעיפים אלו. הוצאות אלו יירשמו ויופיעו בתזרים מזומנים, אך לא ייחשבו כהוצאה ולא ייחושבו לעניין מע"מ ומקדמות.
• איך קובעים מע"מ להוצאה?
  במידה והנכם משלמים עבור הוצאה מסויימת אחוז מע"מ שונה מזה הקבוע במערכת, באפשרותכם לקבוע את האחוז בשורת ההוצאה. על מנת לקבוע אחוז מע"מ חלקי להוצאה קבעו את האחוז היחסי מהאחוז הנהוג באותה העת. לדוגמה: אם המע"מ הנוכחי הוא 17% אחוז ואתם משלמים 2/3 מע"מ על הוצאה זו כתבו אחוז שהוא 2/3 שליש של 17% במקרה זה 11.3% מע"מ.
  אחוז מע"מ אשר גבוה יותר מהאחוז הנוכחי יחושב באופן רגיל. עם זאת 99% 100% ו-101% מע"מ יחושבו על הסכום הכולל מע"מ. לדוגמה 100% מע"מ על סכום 117 ש"ח אשר כולל כבר מע"מ ייחושב כ 234 ש"ח.
• איך רושמים הוצאה כאשר חשבונית הספק במט"ח?
  עסקית הנה תוכנה חד מטבעית, על כן יש לרשום הוצאה לפי השווי השיקלי שלה. בשאלות לגבי שער ההמרה לחישוב עליכם לפנות לרואה החשבון שלכם.

 

 

blog comments powered by Disqus