במאמר הזה תמצאו מידע והנחיות להגדרות ופעולות חיוניות בתוכנה.
רשימת הנושאים:
תהליך בדיקה ופתרון בעיות במהירות
העברת התוכנה למחשב אחר / לאחר פרמוט
יצירת נייר מכתבים לקובץ דיגיטלי
התקנת מספר תוכנות 'עסקיות' במחשב אחד
התקנת תוכנות 'עסקית' עם קבצי לוגו שונים להנהלת חשבונות של אותו העסק
שיתוף 'עסקית' בין מחשבים / רשת
יבוא חשבוניות
קיצורי דרך "סודיים"
פועלים מהמסך הראשי של עסקית:
- פתיחת ספריית עסקית - ctrl+i
- פתיחת ספריית הנתונים של עסקית - ctrl+shift+i
- כניסה לסגירת חודשים /מעבר שנים ctrl+shift+y
- הצגה או הסתרת מט"ח במסמכים ctrl+W
- הצגת היומן ctrl+Y
- "+ctrl העתקת נתוני שדה קודם בשורה מעל.
- מסך תזכורות ctrl+m
קיצורים יעודיים:
- עורך הטקסטים shift+F2 בתוך שדה טקסטואלי
- מעבר שורות בתוך עורך הטקסטים ctrl+Enter
פעולות מקוצרות
- ביטול תאריך ברשימות (להצגת מסמכים בכל טווחי התאריכים) - דבל קליק על התאריך
- הצגת הסטורית מחירים של הלקוח מתוך מסמך - דבל קליק על תיאור פריט ריק
- הצגת המסמכים של היום ברשימות - דבל קליק על המילה ועד בתאריכים.
- החזרת תשלומים מבוטלים מחשבונית מס/קבלה - דבל קליק על ח"פ העסק בהעתק בצד שמאל למעלה.
- אילוץ סכום מסמך - דבל קליק על כותרת השדה התחתונה במסמך סה"כ.
- הצגת חשבונית רכש המקושרת להוצאה הרשומה ברישום הוצאות - דבל קליק על מס' השורה של ההוצאה.
- עריכת קישורים בפעילויות - ctrl+k
- לגיבוי בדיסק המקומי לחצו על גיבוי במסך תחזוקה / PDF. הגיבוי ישמר בספריה בה נמצא קובץ הנתונים.
- כדאי לגבות את הנתונים מחוץ למחשב, למקרה שהדיסק יתקלקל והחומר יאבד. שמרו את קובץ הנתונים (בד"כ iskit_data.mdb) למקור גיבוי חיצוני: דיסק חיצוני, פלאש דיסק, כווצו ושלחו למייל, השתמשו בתוכנת גיבוי או בשירות הגיבויים שלנו. ניתן להוריד את התוכנת הגיבוי קוביאן מדף ההורדות כאן באתר.
- קובץ הנתונים נמצא בד"כ בספריית עסקית אך יתכן שהקובץ שבו התוכנה שלכם משתמשת נמצא במדור אחר, או בשרת. אם אינכם יודעים בוודאות היכן הקובץ הנכון פתחו את מסך עדכון והוספת עסקים מהסמלית בצד שם העסק במסך הראשי כדי לבדוק האם ה'עסקית' שלכם מחוברת לקובץ במיקום שונה מספריית ההתקנה. במקרה בו מופיע נתיב לקובץ אחר גבו את הקובץ המופיע במיקום הרשום שם.
- יתכן שקובץ הנתונים יופיע ללא הסיומת "mdb". אין להתבלבל עם קובץ הנעילות באותו השם, הקובץ הנכון גדול יותר מ 1000 בייט (1 מגה) . תיאור הקובץ הוא בדרך כלל יישום או מסד נתונים של מיקרוסופט אקסס.
- לבדיקת תקינות הגיבוי (חשוב במיוחד לפני פרמוט) העתיקו את קובץ הנתונים ששמרתם לשולחן העבודה או לספריה אחרת. כנסו למסך עדכון והוספת עסקים הקימו עסק חדש ובחרו את הקובץ במקומו החדש. בדקו שכל הנתונים קיימים ותקינים ושמרו מחוץ למחשב לפני שאתם מבצעים מחיקות...
- משתמשי עסקית באינטרנט - התקינו תוכנת 'עסקית' ולקוח SQL והתחברו לשרת לפי ההוראות שקיבלתם במייל.
הכנה להעברת עסקית רגילה:
- גבו את ה'עסקית' לפי ההסבר בסעיף "גיבוי" במאמר זה. גם את קובץ logo ו logoeng במידת הצורך או אפילו את כל תכולת הספריה.
- במידה ומדובר בתחנה ברשת מקומית בדקו במסך עדכון והוספת עסקים האם התחנה מקושרת לקובץ. רשמו לכם את הנתיב לקובץ במידה ונתיב כזה מופיע.
- התקינו תוכנת הדגמה של עסקית במחשב החדש / לאחר הפרמוט, לפי ההוראות בדף ההורדות. יתכן שתצטרכו להתקין גם תכנית ריצה של אקסס כאמור במאמר זה.
תחנה רגילה:
- אם העתקתם קובץ גיבוי בסיומת bak שנו את הסיומת ל mdb. והעתיקו את קובץ הגיבוי שלכם לספרית עסקית. אם אתם מנהלים מספר עסקים יתכן שתצטרכו לשנות את השם הקובץ לפני ההעתקה כך שיהיה שונה מהקבצים הקיימים, כך שלא תפגעו בקבצי נתונים אחרים. לדוגמה: iskit_data_esek2.mdb
- הפעילו את הקובץ upgrade.mde מתוך ספרית עסקית או מתוך תפריט עסקית בפינת החלון, בחרו את הקובץ הנתונים שהעתקתם ולחצו לעדכון.
- מתוך מסך עדכון והוספת עסקים צרו עסק חדש ובחרו בלחיצת (+) את קובץ הנתונים שלכם. לחצו על "בחר" בסוף השורה.
- במידת הצורך העתיקו לוגואים ובחרו אותם באותה השיטה.
- בדקו את הנתונים.
תחנה ברשת מקומית:
- כנסו למסך עדכון והוספת עסקים רשמו שם עסק ובחרו את קובץ הנתונים בנתיב שרשמתם קודם ואת הלוגואים.
- בדקו את הנתונים.
התהליך בודק רציפות ותקינות מסמכים. מסמכים חסרים מסמכים בלתי תקינים מאופסים, חישובים חסרים, הכנסות או הוצאות שלא מוצגות ועוד בעיות שונות.
לאחר הבדיקה יתכן ותצטרכו להפיק מחדש מסמכים שהתאפסו ו/או לזכות מסמכים פגומים שתוקנו.
- יש לבצע גיבוי תקין במסך תחזוקה/PDF -> גיבוי.
- מתפריט עסקית בפינת החלון העליונה לבחור בדיקה וקוד 123
- שוב לבצע בדיקה עם הקוד 456 לחשבוניות מס/קבלה
- במסך תחזוקה/PDF -> דואל / PDF ניתן להגדיר שליחת מיילים מ'עסקית' דרך אואוטלוק (ברירת מחדל) או ג'ימייל. אפשר גם לבחור להציג PDF על המסך ולשלוח בתוכנת המייל המועדפת עליכם.
- הזינו את כתובת המייל שלכם, את הסיסמה ואת כתובת השרת היוצא (smtp). לדוגמה כתובת השרת היוצא של ג'ימייל היא smtp.gmail.com, אך עליכם להזין שרת יוצא גם אם אתם משתמשים באואוטלוק למשלוח דואל.
- במידה וברצונכם לקבל דואל מכתובת אחרת הזינו אותה בשדה כתובת לדוא"ל חוזר.
- אפשר לקבוע נושא בדוא"ל ואת גוף ההודעה בדוא"ל שישמשו לברירת מחדל במשלוח דוא"ל.
- על פי הוראות רשויות המס על מסמכים בדוא"ל להיות מסומנים כמסמך ממוחשב. סמנו אופציה זו בתחתית החלון.
- כדי שהמסמכים יהיו קבילים עליהם להיות חתומים דיגיטאלית.
- על משתמשי ג'ימייל לאפשר פרוטוקול pop מתוך הגדרות תיבת הדואר בדפדפן. כנסו לתיבת הג'ימייל, לחצו על גלגל השיניים למעלה והכנסו להגדרות תיבת הדואר. כנסו לחוצץ pop/imap סמנו את אחת מהאפשרויות לאפשר pop ושמרו שינויים.
- שלחו העתק מסמך לעצמכם כדי לוודא שמשלוח הדואר מהתוכנה פועל.
- את הדואר היוצא תמצאו בתיבת הדואר שנשלח של שירות הדואר שלכם.
- המחפשלים פתרון פשוט יעיל יכולים לשלוח את המיילים דרך שרת עסקית. במסך 'תחזוקה/PDF' > דואל/PDF > בשדה 'שליחת דואל' סמנו 'שרת iskit.biz' בכתובת השולח ניתן לרשום כל כתובת דואר חוקית מ gmail,walla,yahoo,netvision וכו'. אין צורך בסיסמה. עסקית כבר תדאג לשלוח את המייל עם העתק אליכם.
יצירת חתימה דיגיטלית (אלקטרונית)
חתימה דיגיטלית הינה הצפנה של קובץ אשר מוודאת שהקובץ נשלח מכם ולא נערך על ידי מישהו אחר.
- הכנסו לרשימת המדפסות בלוח הבקרה של חלונות. לחצו קליק ימני על מדפסת Iskit PDF והעדפות הדפסה
- בחוצץ חתימה (Signature) סמנו לאפשר חתימות ולחצו עיון.
- לחצו צור, מלאו
את הפרטים ואשרו.
- באפשרותכם לקבוע שילוב אלמנט או קובץ גרפי ומיקום בדף.
- החתימה תופיע בקובץ ה PDF שישלח במייל מתוך עסקית. אתם יכולים לנסות לשלוח העתק לעצמכם כדי להתרשם.
- כדי שהמקבל יוכל לאמת את החתימה אצלו, שלחו אליו את קובץ החתימה ללא המפתח הפרטי שלכם. את הקובץ ניתן ליצא מהתפריט החתימות בהתקן המדפסת ממנו יצרתם אותו והמקבל צריך להפעיל ולהתקין אותו אצלו לצורך אימות החתימה.
ליצירת קובץ החתימה => לחצן ימני על המדפסת IskitPDF => חתימה => עיון (אישור המערכת) => סמנו את האישור ליצוא => יצא => השלימו את פעולת האשף. הקפידו לסמן "לא, אל תייצא מפתח פרטי". - במידה ונתקלתם בבעיה בהתקנת חתימה פנו לפתרון בדף התקלות.
יצירת נייר מכתבים לקובץ דיגיטלי
כאשר מבטלים את הלוגו ופרטי העסק לצורך שימוש בנייר מכתבים מודפס נוצר צורך להגדיר נייר מכתבים דיגיטלי עבור משלוח מסמכים במייל
- צרו נייר מכתבים שיתאים למבנה מסמכי 'עסקית' בתוכנה גרפית או ב WORD ושמרו כקובץ PDF.
- הכנסו לרשימת המדפסות בלוח הבקרה של חלונות. לחצו קליק ימני על מדפסת Iskit PDF והעדפות הדפסה
- בחוצץ כיסוי (Overlay) סמנו לאפשר כיסוי ולחצו עיון לבחירת קובץ ה PDF שיצרתם.
- אתם יכולים לנסות לשלוח העתק מסמך לעצמכם כדי להתרשם מאופן תצוגת המסמך או לכוון את הגרפיקה בקובץ נייר המכתבים כך שתתאים למסמך.
שילוב לוגו
************* אם יש לכם עסקים המוגדרים בגרסה החדשה פשוט בחרו את הלוגו במסך עדכון והוספת עסקים.
אם אתם עובדים ללא הגדרת עסק במסך עדכון והוספת עסקים או בגרסאות ישנות יותר:
בגרסאות קודמות ובניהול עסקים שלא דרך מסך עדכון והוספת עסקים יש לקרוא לקובץ logo.jpg ולהעתיק אותו לספריית עסקית (לאשר להחליף את הלוגו הקיים).
- את סוג קובץ הלוגו אפשר לקבוע בפרטי עסק /הגדרות -> מבנה/לוגו/עותקים -> שם קובץ הלוגו.
- במידה ואתם רוצים סטריפ לוגו על כל החלק העליון של הדף סמנו בפרטי עסק /הגדרות -> מבנה/לוגו/עותקים -> הדפס ומרכז לוגו לרוחב הדף.
- לוגו למסמכים באנגלית צריך להקרא logoeng בפורמט וסוג קובץ זהה ללוגו בעברית. יופיע רק על גבי מסמכים באנגלית.
- ביטול הלוגו למשתמשי נייר מכתבים אפשרי על ידי מחיקת קובץ הלוגו בספריית עסקית או מחיקת שם הקובץ בפרטי עסק /הגדרות -> מבנה/לוגו/עותקים.
התקנת אקסס
גרסאות 14.300 ומעלה:
התקינו תוכנית Microsoft Access מגרסאות 2010 או 2013 הפועלת ב 32 סיביות, או תוכנית ריצה תואמת מדף ההורדות.
עסקית אינה פועל בסביבת אקסס 64 סיביות.
במחשבים בהם מותקן כבר אופיס 2010 או 2013 64 סיביות יש 2 אפשרויות:
1. הסרה של האופיס הקיים והתקנת אופיס 32 סיביות
2. התקנת גרסה קודמת של עסקית (14.242) עם תוכנית הריצה של 2003 (ניתן להוריד אותן בתחתית דף ההורדות).
על פי הנחיות מיקרוסופט לא ניתן להתקין אופיס 32 ביט לצד אופיס 64 ביט.
http://office.microsoft.com/he-il/word-help/HA103523746.aspx?CTT=1
גרסת 32 ביט היא המומלצת ע"י מיקרוסופט:
http://office.microsoft.com/he-il/support/HA102840825.aspx?CTT=1
לגרסאות נמוכות מ 14.300:
- אם יש לכם אקסס מותקן שאינו תקין/מתאים התקינו גרסת תוכנית ריצה שונה מהגרסה שמותקנת אצלכם.
- אם יש לכם צורך בגרסאות אקסס מרובות במחשב קבעו את ההפעלה של 'עסקית' על ידי האקסס הרצוי על ידי רישומו כתוכנית המפעילה את 'עסקית' במאפייני קיצור הדרך לתוכנית:
- מצאו את ספריית האופיס שלכם ואת קובץ ההפעלה של האקסס. בדרך כלל זהו קובץ msaccess.exe שנמצא בתוך אחת מספריות האופיס הממוספרות (office11 בדוגמה הוא שם ספריית אופיס 2003) בתוך ספריית microsoft office שבתוך ספריית Program Files.
- לחצו כפתור ימני על קיצור הדרך לתוכנת 'עסקית' בשולחן העבודה והכנסו למאפיינים.
-
הוסיפו בשדה היעד (Target) את הנתיב המלא כולל שם תוכנת האקסס לפני הנתיב לתוכנת עסקית ושימו לב לכתוב נכון את המרכאות הכפולות והרווח. לדוגמה:"C:\Program Files\Microsoft Office\Office11\MSACCESS.EXE" "C:\iskit\iskit.mde"
התקנת מספר תוכנות 'עסקיות' במחשב אחד
****** בגרסה החדשה אין צורך בהתקנות מרובות, ניתן לנהל מספר עסקית באותה התוכנה. לאחר שהפעלתם את התוכנה תוכלו להיכנס למסך עדכון והוספת עסקים ולהגדיר את התוכנה שהקמתם. במסך זה תוכלו הוסיף מסד נתונים נוסף או לשכפל את הקיים וצרך אותו כחברה נוספת. פרטים נוספים מצאו בקובץ העזרה של 'עסקית'.
לגרסאות ישנות או למי שרוצה העתקי תוכנה שונים לכל עסק: כל התקנה יוצרת או משכתבת את קיצור הדרך הנקרא 'עסקית' בשולחן העבודה, לכן:
- התקינו תוכנת עסקית ראשונה ורשמו לפניכם את שם הספריה אליה התקנתם. בדרך כלל הספריה תהיה C:\iskit
- נוצר לכם קיצור דרך בשם 'עסקית' בשולחן העבודה. שנו את שמו לשם המתאר את העסק המנוהל בתוכנה זו. לדוגמה עסקית ע"מ.
- התקינו את התוכנה השנייה תוך שאתם משנים במסך המתאים את מיקום ספריית התוכנה החדשה או שנו את שמה לשם שונה משם הספרייה קיימת. לדוגמה: C:\iskitLDT
- בשלב זה נוצרו לכם 2 ספריות של עסקית בדיסק ו 2 קיצורי דרך בשולחן העבודה. קיצור הדרך 'עסקית' מצביע אל התוכנה האחרונה שהותקנה או שודרגה.
- להתקנת תוכנה נוספת שנו את שם קיצור הדרך 'עסקית' בשולחן העבודה לשם אחר והתקינו תוכנה נוספת לתוך ספריה חדשה, וכך הלאה.
התקנת תוכנות 'עסקית' עם קבצי לוגו שונים להנהלת חשבונות של אותו העסק
**** בגרסה החדשה בחירת קבצי הלוגו מתבצעת לכל עסק במסך עדכון והוספת עסקים. הכניסו שם של עסק נוסף, בחרו את קובץ הנתונים של העסק הקיים ואת הלוגו החדש.
בגרסאות ישנות:
- התקינו מספר תוכנות 'עסקית' במחשב אחד כמפורט.
- שלבו קובץ לוגו מתאים בכל אחת מהן.
- חברו עסקית אחת לשניה כדי שיעבדו על אותה הנהח"ש: הכנסו בכל אחת מהתוכנות למסך תחזוקה /PDF -> רשת -> בחר קובץ . בחרו את קובץ iskit_data.mdb בספריה של העסקית בה אתם מנהלים את הנהלת החשבונות שלכם. כך מכל תוכנת 'עסקית' יופקו מסמכים עם הלוגו המופיע בספרייה בה היא מותקנת.
שיתוף עסקית בין מחשבים / רשת
- הערה חשובה למשתמשי תוכנות סכנרון: בשיתוף 'עסקית' דרך תוכנת סנכרון דוגמת Dropbox, כונן גוגל ואחרות אין בשום אופן להפעיל במקביל שתי תוכנות 'עסקית' המסונכרנות לאותו הקובץ. פתיחה בו זמנית של שתי תוכנות המחוברות לאותו הקובץ תגרום לתוכנת הסנכרון להעדיף את הקובץ האחרון שבוצעה בו פעולה כלשהי ולא בהכרח את הקובץ המעודכן. התוצאה עלולה להיות אבדן נתונים ואף יצירת מסמכים כפולים באותו המספר. יש לפתוח תוכנת עסקית רק אחרי שהסנכרון בוצע בהצלחה וכאשר כל שאר התכנות המסונכרנות סגורות.
- על כל התחנות לעבוד באותה הגרסה. במחשבים הנוספים התקינו תוכנות 'עסקית' מאותה הגרסה שפועלת בתחנה הקיימת. אין צורך להכניס קוד הפעלה, גרסת הדמו זה בדיוק מה שאנחנו צריכים. רצוי שתשדרגו או תתקינו את כל התחנות שלכם בגרסה האחרונה. אם אתם מוסיפים תחנה לרשת קיימת ואינכם רוצים לשדרג את כל התחנות התקינו בתחנה החדשה תוכנת 'עסקית' חדשה, ואחר כך החליפו את הקבצים בספריית 'עסקית' שבתחנה החדשה בקבצים מתוך ספריית 'עסקית' מתחנה קיימת.
- העבירו את קובץ הנתונים (בד"כ iskit_data.mdb) מתוך ספריית 'עסקית אל הספרייה המשותפת. בתוכנת סנכרון יש להעביר את ה קובץ לספריית הסנכרון, לדוגמה לספריית Dropbox.
להתקנה ברשת מחשבים מקומית העבירו את הקובץ לספריה ברשת שתשמש אתכם כשרת קבצים, או שתפו את ספריית 'עסקית' הנוכחית ברשת המקומית עם כל ההרשאות. בחלונות 7 מומלץ להשתמש בספריה ציבורית או לאפשר את כל ההרשאות לכל המשתמשים. - העתיקו את קבצי הלוגו הנחוצים לספריות עסקית בתחנות.
- בגרסה החדשה: הגדירו את העסק ובחרו את קובץ הנתונים ברשת במסך עדכון והוספת עסקים.
בגרסאות ישנות: בכל תחנה היכנסו לטופס קישור (תחזוקה/PDF->רשת או מהתפריט) ולחצו כפתור בחר קובץ. בחרו את הקובץ iskit_data.mdb מתוך הכונן הלוגי והספרייה שבחרתם ברשת. בתוכנות סנכרון כדוגמת Dropbox יהיה צורך להמתין עד שהקובץ יסתנכרן בין המחשבים בפעם הראשונה. - ברשת מחשבים מקומית - הכנסו לאינטרנט אקספלורר בתפריט כלים->אפשרויות (או באפשרויות אינטרנט בלוח הבקרה) סמנו "אינטרא-נט מקומי" => לחצו על "אתרים והסירו את כל ה "V". לחצו על מתקדם והסירו את הסימון מ" דרוש אימות שרת" והוסיפו את הכונן הלוגי בו נמצא קובץ הנתונים.
- כדי לוודא שהתחנות לעולם לא יעבדו מקומית אלא בקובץ המשותף בלבד שנו את שמות קבצי iskit_data.mdb שבתחנות לשם אחר.
- להאצת הרשת רצוי לעבוד ברשת קווית (לא אלחוטית), להתקין אקסס 2010 (או תוכנית ריצה מדף ההורדות) ולהגדיר במחשב המשמש כשרת עדיפות לשירותים ברקע. אפשרות זו זמינה בדרך כלל ממאפייני המחשב (או "המחשב שלי") בהגדרות העוסקות בביצועי המחשב.
- הנחיות להתקנת רשתות ושיתוף קבצים תמצאו בבלוג מיקרוספוט לחלונות 7 ולחלונות XP
טיפים שונים
- עבודה עם טיוטות / מסמכים זמניים: אין מסמכים זמניים בעסקית, אך ניתן לערוך העתקי הצעת מחיר/הזמנה על ידי כפתור עדכן נתונים. צרו את המסמך הזמני כהצעת מחיר/הזמנה ולאחר מכך תוכלו להמשיך לערוך אותו וליצור ממנה את המסמך הרצוי לכם דרך קבלת נתונים, אחר למעט לקבלות.
- מציאת מקור שנעלם: אם יצרת קובץ PDF (בדרך כלל על ידי משלוח מייל) נסו לאתר אותו בתיבת מסמכים שנשלחו בתוכנת הדואל שלכם, או בספריית pdfDOCS בתוך ספריית עסקית (אלא אם הגדרתם אחרת). שימו לב שהפקת PDF מהעתק המסמך "ידרוס" את המקור שבספריה.
- שינוי העסק סוג העסק - מעוסק פטור לעוסק מורשה והפוך: יש לשנות את ההגדרה ב מסך פרטי העסק/הגדרות.
- שינוי מספר עוסק / ח"פ - המספר אינו ניתן לשינוי. יש לרכוש עסקית חדשה לעסק/הארגון בעל המספר החדש.
- יצוא רשימות ודו"חות לאקסל - הציגו את הדו"ח על המסך לפני הדפסה. בכותרת החלון תמצאו ייצוא לתוכנת וורד (Word) וחץ קטן שפותח תפריט ובו אפשרות לניתוח ע"י אקסל (Excel).
- שם ארוך מידי ולא נכנס כולו בשדה שם הלקוח: פצלו את שם הלקוח כך שחלקו הראשון יופיע בשדה "חברה" וההמשך בשדה "שם הלקוח". במסמכים יופיע שם החברה לפני שם הלקוח מופרד במקף. לדוגמה: שם הלקוח "לישראל בע"מ" שם החברה: "החברה הישראלית" - במסמכים יופיע שם הלקוח "החברה הישראלית -לישראל בע"מ".
יצוא לחשבשבת
- כנסו למסך תחזוקה/PDF -> יצוא לחשבשבת, הגדירו את טווח התאריכים ליצוא ואת סוג החשבשבת. לחצו על המעטפה למשלוח הקבצים ישירות במייל.
- אם אין לכם כפתור עם סמל מעטפה למשלוח במייל שדרגו את העסקית לפי ההוראות במאמר "שדרוג עסקית" כאן בבלוג או פשוט לחצו על כפתור צור קובץ. לאחר היצירה המוצלחת שימו לב לשמות הקבצים שנוצרו. לחצו על פתח ספריה (או כנסו לספריית עסקית Ctrl-i מהמסך הראשי) ושלחו את הקבצים למקבל הנתונים (בדר"כ לרואה החשבון).
- לפני היצוא הגדירו את הכרטיסים ליצוא לחשבשבת במסך פרטי עסק/הגדרות -> יצוא לחשבשבת לפי דרישות המקבל.
- מסרו למקבל את סוגי תנועה לחשבשבת:
שם המסמך / סוג תנועה
חשבונית: חשב
קבלה: קבל
תעודת משלוח: תעמ
חשבונית רכש: רכש
חשבונית עסקה: חשע
הצעת מחיר: הצמ
קבלה לתרומה: קבת
יבוא חשבוניות
מנגנון 'יבוא חשבוניות' מאפשר ליצור באופן אוטומטי מסמכים בעסקית מתוך רשימה באקסל. מבנה ודוגמאות קבצים ליבוא ניתן לקבל בתמיכת עסקית.
- בצעו גיבוי לפני שאתם עושים כל פעולה. כך תוכלו לשחזר ולתאושש מטעויות ותקלות.
- מומלץ להתחיל מיבוא קובץ הדוגמה כדי להבין את מנגנון הפעולה.
- יש לוודא שהקובץ נשמר בתבנית excel 97-2003 וליבא אותו ממסך תחזוקה/PDF->יבוא חשבוניות
- במסך תחזוקה/PDF מופיעה ספרור המסמך האחרון שנקלט על פי שדה exCode בקובץ. ניסיון לקלוט שורות במספרים נמוכים יותר יגרמו לשגיאה. מספר זה ניתן לשינוי ידני. שדה ExCode בקובץ הוא מספר שעוקב אחרי מספר המסמכים שייבאתם כדי למנוע כפילויות ביבוא מסמכים.
- לקוחות שאינם קיימים יווצרו בתוכנה. ללקוחות שקיימים ב'עסקית' יש לציין מס' לקוח. יש להקפיד על שמות לקוחות יחודיים ללא כפילויות.
- יש להקפיד על שדות חובה למרות שהמידע עלול להיראות לכם לא רלוונטי במסמך.
- לכל הלקוחות חובה לעדכן כתובת מייל כלשהי בכל שורות המסמך. ניתן לשלוח מסמכים ללקוח או להדפיסם אוטומטית.
- למסמך יכולות להיות מספר שורות של פריטים ו/או תשלומים. לכל השורות של אותו המסמך צריך להיות ExCode זהה.
- ניתן לסלוק כרטיסי אשראי ולהפיק להם חשבונית/קבלות באופן אוטומטי. לצורך כך יש לרכוש את המודול הרצוי, ראו בדף המחירים.
blog comments powered by Disqus
